Telefon- und Büroorganisation:

• Bearbeitung von Telefonanrufen
• Verwaltung des Terminkalenders der Geschäftsführung
• Organisation von Meetings
• Telefonische Terminvereinbarungen für die Geschäftsführung
• Pflege von Kundendateien, Masterlisten und Datenbanken
• Versandvorbereitungen und Organisation des Magazinversands
• Optimierung von Prozessen und Dokumentation zur Effizienzsteigerung
• Schnittstelle zur Produktionsagentur
• Materialbestellungen
• E-Mail- und Postbearbeitung

Organisation von Veranstaltungen:

• Ortsbegehung, Protokollführung und Organisation der Veranstaltungen
• Gästelistenpflege, Einladungen und Namensschildermanagement
• Kommunikation mit Gästen und Partnern per E-Mail und Telefon

Buchhaltung und Finanzen:

• Buchung und Dokumentation von Eingangsbelegen, Gutschriften und Kassenführung
• Verwaltung der Mitarbeiter- und Lohnabrechnungen sowie Urlaubsanträge
• Kommunikation mit der Steuerberatung

Produktionsaufgaben:

• Erstellung und Pflege von Seiten- und Produktionsplänen
• Abstimmung von Anzeigen, Redaktionen und Texten mit Vertrieb und externen Partner:innen
• Kapazitätsplanung und Koordination mit externen Redakteur:innen
• Überprüfung und Nachforderung von Druckunterlagen, sowie Erstprüfung der Inhalte auf Tauglichkeit
• Organisation von Korrekturen und Freigaben in Zusammenarbeit mit Grafik und Agentur