In unserem Team unterstützen Sie an zentraler Stelle die Verwaltungsdirektorin und tragen aktiv dazu bei, dass die Prozesse in ihrem Sekretariat reibungslos laufen. Ihre Aufgaben sind vielseitig und abwechslungsreich:

• Organisation & Koordination: Sie steuern die administrativen Abläufe im Sekretariat und sorgen für effiziente Prozesse unter Nutzung digitaler Tools.
• Termin- und Sitzungsmanagement: Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Tagungen und Veranstaltungen – inklusive Erstellung von Unterlagen und Protokollen
• Kommunikationsdrehscheibe: Sie übernehmen die Terminkoordination, überwachen Fristen und sind Ansprechperson für interne und externe Partner.
• Dokumenten- und Informationsmanagement: Bearbeitung von Ein- und Ausgangsinformationen, Nachverfolgung von Vorgängen sowie elektronische Schriftgutverwaltung in modernen IT-Systemen
• Eigenständige Korrespondenz: Erstellung und Bearbeitung von Schriftstücken mit hoher sprachlicher Präzision
• Reiseorganisation: digitale Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen