Das Institut für Arbeitsschutz (IFA) unterstützt die gesetzlichen Unfallversicherungsträger schwerpunktmäßig bei naturwissenschaftlich-technischen Fragestellungen zu Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit. Die Aufgaben sind vielfältig: Forschung, Entwicklung, Untersuchung und Prüfung von Produkten und Stoffproben gehören ebenfalls dazu wie betriebliche Messungen, Beratung, Mitwirkung in der Normung und Regelsetzung sowie Bereitstellung von Fachinformationen und Expertenwissen.

Als Assistenz der Abteilung Unfallprävention erledigen Sie die tägliche Korrespondenz und fertigen Texte, Tabellen und Präsentationen an. Sie koordinieren und überwachen Termine und verantworten die Akten- und Vorgangsführung. Zu Ihren weiteren Aufgaben zählen:

• Erstellen von Prüfberichten und Zertifikaten sowie Mitarbeit beim Zertifikatsmanagementsystems
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Veranstaltungen und Seminaren
• Organisation und verwaltungstechnische Abwicklung von Dienstreisen
• Erstellung von Bestellanforderungen und Rechnungsaufträgen in SAP

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Büromanagement, als Verwaltungsfachangestellte (m/w/d), oder gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
• Berufserfahrung in der Assistenzarbeit
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen sowie mit PDF-Bearbeitungsprogrammen (z.B.: Power PDF)
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveaustufe C1 des Gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen)
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveaustufe C1 des Gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen)
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke in Wort und Schrift sowie Organisationstalent und sicheres Auftreten