HR Administrator – Schwerpunkt Reisebuchungen / Travelmanagement (m/w/d)

Karlsruhe, INIT GmbH

Über uns:

Shaping the Future of Mobility – together! Gemeinsam leisten wir einen wichtigen Beitrag für die Zukunft der Mobilität und gestalten den Öffentlichen Personennahverkehr von Morgen. Klingt interessant? Erfahre mehr auf unserer Homepage - www.initse.com

Bei uns kannst Du einen wichtigen Beitrag zur Zukunft der Mobilität leisten und dabei selbst vorankommen! Eigene Ideen mit Freude am Erfolg umsetzen, Verantwortung übernehmen und sich persönlich und fachlich weiterentwickeln – das kannst Du mit uns erreichen. Flexible Arbeitszeiten, umfangreiche Sozialleistungen und ein gutes Arbeitsklima – das bieten wir Dir. Erfahre mehr über uns und unsere aktuellen Stellenangebote auf unserer Website www.initse.com. Wir freuen uns auf Deine Online-Bewerbung!

Darauf kannst Du Dich u.a. bei uns freuen:

• Flexible Arbeitszeiten und Option "Mobile Office"
• 30 Tage Urlaub und die Möglichkeit auf 5 zusätzliche Tage "Flexi-Urlaub"
• Gaming Zone, Massagesessel und Creative Area
• Finanzielle Zusatzleistungen für u.a. Fahrtkosten und Kinderbetreuung
• Aktuelles Smartphone (Android/iOS) zur beruflichen & privaten Nutzung

Das erwartet Dich:

• Du sorgst dafür, dass unsere weltweiten Dienstreisen reibungslos geplant und durchgeführt werden
• Bearbeitung von Reiseanträgen sowie Buchung von Verkehrsmitteln (Zug, Mietwagen, Flüge) und Unterkünften für nationale und internationale Dienstreisen
• Abstimmung, Dokumentation und Kommunikation aller Reisedaten mit unseren reisenden Mitarbeitenden
• Enge Zusammenarbeit mit Reisebüros, Hotels und weiteren Dienstleistungspartnern – inklusive Preisabstimmungen, Rahmenverträgen und Sonderkonditionen
• Prüfung aktueller Einreisebestimmungen sowie Organisation notwendiger Dokumente (z. B. Visa, Meldebescheinigungen und A1-Nachweise) in Abstimmung mit Behörden
• Betreuung unserer Betriebswohnungen, einschließlich Zimmerreservierungen, Schlüsselverwaltung und Zustandskontrollen, sowie Koordination externer Servicepartner (z. B. Empfang, Reinigungsfirmen)
• Unterstützung in allgemeinen kaufmännischen Prozessen wie Rechnungsprüfung, interner Weiterbelastung und Dokumentenablage
• Aktive Mitwirkung an der Weiterentwicklung, Optimierung und Digitalisierung unseres Travelmanagements
• Mitarbeit in verschiedenen HR-Projekten

Das bringst Du mit:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, eine entsprechende Weiterbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Bereich Reisebuchung sowie im (Business) Travel Management, inklusive der damit verbundenen kaufmännischen Verwaltungs- und Abwicklungsprozesse
• Freundliches, serviceorientiertes und kommunikatives Auftreten mit ausgeprägter Team- und Kundenorientierung
• Strukturierte, selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Organisationsgeschick
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Fragen?

Bei Fragen helfen wir gerne weiter und sind über jobs@initse.com oder +49 721/6100-0 erreichbar!

Sophia Coveli
Recruiter

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