Sie sind ein Kommunikations- und Organisationstalent mit Herz und Verstand?

Sie behalten auch in turbulenten Situationen den Überblick und arbeiten gerne mit jungen, kreativen Menschen?

Dann passen Sie perfekt zu uns!

Die Designschulen Verwaltungs GBR Fritz und Löffler betreut die Verwaltung und Administration mehrerer Designbildungsgänge in Mannheim. Das Sekretariat ist der "Dreh- und Angelpunkt" der Designschule. Hier laufen alle Fäden zusammen: Anliegen von Schüler:innen, Dozent:innen, Interessent:innen sowie Schulleitung, Behörden und Kooperationspartner werden zeitnah bearbeitet und zielführend gelöst.

Zur Verstärkung des Designschulsekretariates suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein:e Office Manager:in für das Schulsekretariat (m/w/d) in Vollzeit für 38 bis 40 Stunden Std./Woche.

Zu Ihren Aufgaben gehören u.a.:

Im Bereich Interessent:innen- und Bewerber:innenmanagement:

• Erstkontakt und persönliche Beratung von Interessent:innen per Telefon, E-Mail und vor Ort
• Betreuung und Begleitung während des gesamten Aufnahmeverfahrens
• Organisation von Infoveranstaltungen und Schnuppertagen
• Pflege und Verwaltung von Interessent:innen- und Bewerber:innendaten
• Koordination von Beratungsterminen

Im Bereich Office- und Schulmanagement:

• Verwaltung von Akten, Dokumenten und Zeugnissen
• Erstellung von Bescheinigungen und Korrespondenz
• Dokumentation von Abwesenheitszeiten
• Unterstützung bei schulischen Veranstaltungen
• Abwicklung des Bestellwesens
• Allgemeine Sekretariats- und Organisationsaufgaben

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation, Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung
• Offenes und kommunikatives Wesen
• Sie greifen gerne zum Hörer und haben Spaß daran, neue Kontakte telefonisch anzusprechen
• Sichere MS Office-Kenntnisse
• Hohe Serviceorientierung, Professionalität und Integrität
• Souveränes, professionelles und freundliches Auftreten
• Strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Offen für Veränderungen und Weiterentwicklungen

• Zukunftsorientiertes Unternehmen mit modernster Ausstattung
• Offenheit für konstruktive Vorschläge und Neuerungen
• Arbeiten in einem motivierten Team
• Kurze Entscheidungswege
• Betriebliche Altersvorsorge
• Kostenfreier Parkplatz in der Tiefgarage
• Kaffee-, Tee- und Wasser-Flatrate
• Strukturiertes Onboarding