Die Zentrale sucht für den Geschäftsbereich Einkauf am Arbeitsort Erfurt eine/einen

Koordinatorin / Koordinator (w/m/d) für Dienstfahrzeuge & Datenmanagement

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) ist das Immobilienunternehmen des Bundes, das die immobilienpolitischen Ziele der Bundesregierung unterstützt und für fast alle Bundesbehörden die notwendigen Flächen und Gebäude zur Verfügung stellt. Dementsprechend sind wir in ganz Deutschland mit über 7.000 Beschäftigten vertreten und kümmern uns um ein sehr breites und buntes Immobilienportfolio sowie die ökologische Nutzung und Pflege von Naturflächen des Bundes. Für diese vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben suchen wir innovative Köpfe, die nachhaltig denken und handeln.

Im Stab Einkauf beschaffen wir alle Produkte und Dienstleistungen, die die BImA benötigt, von der Wildkühlkammer über Dienst-Kfz bis hin zu Sicherheitsdienstleistungen und Energie. Dabei setzen wir auf Innovation und Nachhaltigkeit. Wir verfolgen die Marktentwicklungen aktiv und beraten die Fachbereiche im gesamten Ausschreibungsprozess.

Dafür brauchen wir Sie! Machen Sie mit uns BImA!

Sie sind ein Organisationstalent, arbeiten gerne präzise mit Daten und möchten in einem vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgabenfeld tätig sein? Dann bieten wir Ihnen die Möglichkeit, in unserem Team die Verwaltung der Dienstfahrzeuge maßgeblich zu unterstützen und mit Ihrem Know-how einen wichtigen Beitrag zu leisten.

• Koordination der Dienstfahrzeuge: Sie sind für die zentrale Erfassung der Zu- und Abgänge sowie die Verlegung von Dienstfahrzeugen der BImA verantwortlich.
• Datenmanagement: Sie erfassen und prüfen sämtliche Daten zur Kfz-Verwaltung und nehmen Ergänzungen sowie Korrekturen offensichtlicher Datenfehler vor. Zudem erstellen Sie Übersichten und bereiten Datenmaterial für statistische Auswertungen und Analysen auf.
• First-Level-Support: Als erste Anlaufstelle für das SAP IH-Modul unterstützen Sie unsere Anwender*innen bei Fragen rund um die Datenerfassung, Pflege und Aktualisierung der Kfz-Datenbank.
• Finanzielle Abwicklung: Sie kümmern sich um die finanzielle Abwicklung bei der Beschaffung von Dienstfahrzeugen und Zubehör (z.B. Rechnungsprüfung, Vorerfassung in SAP).
• Allgemeine Büroorganisation: Sie übernehmen Aufgaben wie die Bereitstellung von Informationen, Vorbereitung von Besprechungen, Erstellung von Protokollen, Führung und Archivierung von Akten, Terminvereinbarungen sowie die Erstellung digitaler Vorlagen und Formulare.
• Sonderaufträge im KfZ-Bereich: Darüber hinaus übernehmen Sie verschiedene Einzel- und Sonderaufträge im Kfz-Bereich.

Wir arbeiten mobil und flexibel. Gleichwohl fallen auf dem Dienstposten/Arbeitsplatz gelegentlich Dienstreisen, auch im gesamten Bundesgebiet, an. Diese Dienstreisen werden grundsätzlich mit ausreichend zeitlichem Vorlauf geplant, sodass die Vereinbarkeit von Familie und Beruf gewährleistet ist.

• Ausbildung: Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen, immobilienwirtschaftlichen oder verwaltungstechnischen Bereich bzw. eine vergleichbare Qualifikation.
• Know-how: Sie kennen die einschlägigen Vorschriften und Bestimmungen des Haushaltsrechts und sind dazu bereit, sich die Dienst-Kfz-Richtlinien der BImA anzueignen.
• Kenntnisse und Erfahrung: Sie verfügen über Kenntnisse und Erfahrung in der Anwendung der SAP-Module IH, S4 Procurement, ERP sowie des BKXL-Lastschrifteinzugsverfahrens.
• Persönlichkeit: Sie überzeugen uns durch Ihr hohes Maß an Sorgfalt und Ihre strukturierte sowie eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Digitale Fähigkeiten: Sie sind versiert im Umgang mit den gängigen Büroanwendungen (insbes. Excel, Word), entwickeln Ihre digitalen Fähigkeiten kontinuierlich weiter und stehen dem Einsatz digitaler Tools positiv gegenüber.

• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem engagierten Team und einem interessanten Aufgabenspektrum.
• Persönliche und fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten durch ein vielfältiges Fortbildungsangebot.
• Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Freizeit durch orts- und zeitflexibles Arbeiten sowie Teilzeitmöglichkeiten.
• 30 Tage Urlaub, Diensthandy, ÖPNV-Jobticket, betriebliche Altersvorsorge und Kurse zur Gesundheitsförderung.